RICH BANNON, UNA HISTORIA DE ÉXITO

Sarah Wilson, directora de Contabilidad General en Entex, y su equipo, se imbuyeron de este espíritu después de que Bannon presentase su visión durante un seminario celebrado en Entex.

El seminario de Wilson eligió como primer proyecto la automatización de una tarea de gran contenido manual, la distribución de informes de pérdidas y ganancias por departamentos a los directores de departamento, tarea que había que hacer dos veces al mes. Los informes se elaboraban inicialmente con el ordenador central de la empresa, después un empleado dedicaba un día a imprimir, cuadrar, copiar y ordenar los informes, y al final eran entregados en mano, o enviados por mensajero a los lugares remotos.

El grupo del seminario decidió preparar los informes de modo que se pudiesen enviar electrónicamente directamente a las estaciones de trabajo de los empleados. Para que la presentación de los informes electrónicos resultase mucho más útil y atractiva, el grupo decidió prepararlos en una hoja de cálculo Excel.

Como muchas de las personas que recibían los informes introducían los datos del informe en papel en sus propias hojas de cálculo para analizarlos, recibir una versión electrónica del informe sería un ahorro de tiempo y dinero. Además, podría animar a los que no solían hacer el análisis a hacerlo.

«En total, incluyendo una reunión con Richard Bannon, invertimos unos cuatro días por persona en el proyecto», señala Wilson.

Como el personal administrativo dedicaba dos días al mes a esta tarea de clasificación manual, el proyecto se rentabilizó en dos meses. Esos dos días al mes en la actualidad están disponibles para que esta persona haga tareas de mayor valor. Además de ahorrar tiempo, también obtuvimos unos pequeños ahorros de costes, ya que se empleaba menos papel y se eliminaba la necesidad de recurrir al servicio de mensajería.

Los destinatarios de los nuevos informes quedaron muy complacidos, y apreciaron rápidamente las posibilidades, dice Wilson.